للمديرين.. 5 خطوات تساعدك في تنفيذ عملية تقييم الأداء بكفاءة
لا يمكن لأحد إغفال فاعلية عملية تقييم الأداء في مساعدة العاملين لتحسين مستواهم الحالي، ومساعدتهم على سد الفجوة في الأداء بين المستوى الموجود والمستوى المطلوب وجوده، وبالتالي فإنّ الأمر يحتاج إلى وجود نظام يمكن للشركة استخدامه في عملية التقييم، بحيث يمكن الاستفادة من هذا النظام في تحسين فاعلية الأداء والتأكد من اتّخاذ الإجراءات المناسبة لكل شخص، فالتقييم ليس غاية في ذاته، لكنّه وسيلة تساعد الإدارة في التأكد من أنّ العاملين يسيرون في الطريق الصحيح دائمًا، والذي يمكنه أن يساعدهم على المستوى الشخصي، وكذلك يمكّن الشركة من تحقيق أهدافها.
الخطوة الأولى: ضع مؤشرات لقياس الأداء "KPIs"
من أهم الخطوات في عملية تقييم الأداء ألّا تجعله معتمدًا على التصورات أو الآراء الشخصية فقط، لأنّ هذا الأمر سيضعك في مشكلة أثناء التقييم، وسيؤثر على جودة النتيجة النهائية، كما أنّه سيرهقك في تقييم كل فرد على حدة طبقًا لرؤيتك الشخصية. لذا من المهم أن تقوم بوضع مؤشرات لقياس الأداء يمكن من خلالها القيام بعملية التقييم.
سيساعدك في هذا الأمر أن تستعين بالوصف الوظيفي الخاص بكل قسم في الشركة، وبالتالي يتم وضع المعايير الخاصة به على المهام، بجانب طبعًا المهارات الشخصية التي قد تهتم بتقييمها بشكلٍ عام بين جميع الموظفين، كالالتزام والعمل الجماعي وغيرها.
يجب أن تتأكد أنّ هذه المعايير تشرح الشكل الأمثل لتنفيذ المهام الخاصة بكل قسم، وتوضّح كذلك ما سيكون عليه الوضع إذا تم تنفيذ المهمة بكفاءة أقل، وبالطبع لا تنس مشاركة هذه المعايير مع جميع الأفراد، لأنّ هذا يضمن فهمهم للمطلوب منهم بالضبط.
الخطوة الثانية: أخبر الأفراد بالمتوقع منهم
من أكثر الأشياء التي قد تؤدي إلى مشاكل في أداء الأفراد، هي عدم فهمهم بالمطلوب منهم من الأساس، أو عدم توافق رؤيتهم الشخصية مع رؤية الشركة، وبالتالي سيصبح من البديهي وجود خلل في عملية التقييم، لذا فمن الضروري أن تشارك موظفيك بالمتوقع منهم بالضبط.
يظن البعض أنّ وجود معايير تقييم الأداء المذكورة في الخطوة الأولى يكون كافيًا لهذا الأمر، لكن على الرغم من أنّ وجود المؤشرات يقدم صورة عن الأداء المطلوب، لكن الواقع أنّ الأداء يتغير كل فترة طبقًا للمستهدفات التي ترغب الشركة في تحقيقها، فلو أخذنا مثالًا على أنّ الهدف هو تحقيق عدد مبيعات معين، فالرقم يتغيّر من وقت لآخر، فقد يكون خلال شهر معين بيع 500 قطعة، وفي شهر آخر يتضاعف الرقم أو يقل حسب الموسم وطبيعة العرض والطلب.
لذا فالمطلوب هنا أن يتم تحديد فترة للتقييم، ويتم توضيح التوقعات خلال هذه الفترة، بحيث يكون كل شخص على دراية بكافة التفاصيل، ويبدأ في العمل طبقًا لهذه التوقعات.
يعتمد تحديد فترة التقييم على طبيعة عمل الشركة، فبعض الشركات تفضل القيام بالتقييم بشكل شهري أو بشكل ربع سنوي، ويختلف ذلك أيضًا حسب نوع التقييم، لكن الشائع أن تكون فترة التقييم شهرية، بحيث تكون فترة جيدة يمكن للموظف تنفيذ المطلوب منه خلالها، ويكون من السهل عليك متابعة الأداء وتقييمه بالشكل الأمثل.
الخطوة الثالثة: قيّم أداء الشخص خلال الفترة
يجب ألّا تنتظر حتى نهاية الفترة لتقم بمراجعة أداء الأشخاص خلال فترة التقييم، لأنّ هذا يجعلك تغفل عن الكثير من الحقائق والملاحظات، فبينما يمكنك الرجوع إلى السجلات لمعرفة كل ما قام به الشخص في فترة التقييم، لكن هناك تفاصيل يتم رصدها فقط من خلال الملاحظة المستمرة، وهذا لن يحدث إلّا من خلال المتابعة طوال الوقت.
يمكنك تقييم الأداء من خلال مقارنته مع المعايير المحددة له، وبناءً على ما تم إخبار الأفراد به عن المطلوب منهم خلال فترة التقييم، بحيث يمكنك الابتعاد عن الافتراضات الشخصية، وكذلك التأكد من أنّ التقييم يحدث طبقًا للمعايير المتفق عليها، وبهذا تضمن العدالة في التقييم بين الجميع.
تأكد من تسجيل ملاحظات مكتوبة عن أداء كل فرد، تحتوي على أبرز الأشياء التي رأيتها خلال فترة التقييم، سواءً كانت سلوكيات صحيحة تود شكره عليها، أو سلوكيات خاطئة ترغب في مناقشتها معه مثلًا لبحث أسبابها ومحاولة إصلاحها خلال الفترة القادمة.
قواعد الإنتاجية وفقًا لإيلون ماسك.. على كل القادة والموظفين اتباعها في أسرع وقت
الخطوة الرابعة: ناقش التقييم مع الموظف
بعد انتهاء فترة التقييم وإعداد تقرير عن أداء الموظفين، يتم إرساله إلى كل فرد بواسطة الطرق الرسمية المتفق عليها كالبريد الإلكتروني، وهذا ما يقوم به أغلب المديرين، لكن هذا لا يكفي لمساعدة الموظف في الاستفادة من نتائج التقييم.
لذا يفضل تحديد موعد مع كل موظف لمناقشة الأداء خلال الفترة، والقيام بهذا مع كل موظف على حدة، فالمناقشة الجماعية تحوّل الأمر إلى شعور الأفراد بالإحراج والضيق. كذلك من المهم تهيئة المناخ المناسب للاجتماع مع الموظف ومناقشة التقييم، والتأكيد على أهمية هذا الأمر في حياته العملية، وأنّ الأمر ليس شخصيًا لكنّه مطلوب لنجاح العمل، وبالتالي نزع أي شعور بالتحدي أو الرغبة في التبرير من داخل الموظف.
يتم في بداية الاجتماع التأكد من فهم الموظف لكل التفاصيل الواردة في التقرير، فكثيرًا ما يؤدي سوء فهم الأشخاص إلى مشاكل كبيرة في عملية التقييم، وبدلًا من كونها وسيلة لمساعدة الموظفين في التطوير من أنفسهم، يتحوّل إلى سبب في شعورهم بوجود مشكلة في العمل.
بعد ذلك يمكن البدء في مناقشة البنود والتعليقات المسجلة في التقرير، وتقديم الفرصة للموظف لشرح الأسباب في كل جزئية، مع تقديم التوجيه والنصح المناسب لكيفية التعامل معها في المرات القادمة، بحيث تتجنب تكرار الأخطاء مرة أخرى.
يمكن في حالة الموظفين المميزين أن تقدّم لهم جوائز أو مكافآت على أدائهم خلال فترة التقييم، سواءً كانت مالية أو بأي شكل آخر من شأنه تحفيزهم للاستمرار على الأداء، وكذلك تحفيز البقية لمحاولة تحقيق نتائج أفضل في المرات القادمة.
الخطوة الخامسة: اتّخاذ الإجراءات التصحيحية
تهدف عملية التقييم بشكل أساسي لمساعدة الموظفين في التحسين والتطوير من أدائهم، وبالتالي فإن الأمور لا يتم حلّها بواسطة النصح خلال جلسة التقييم فقط، بل قد تحتاج إلى اتّخاذ مجموعة من الإجراءات التصحيحية طبقًا للموقف الحالي.
من الأمثلة على الإجراءات التصحيحية التي يمكنك القيام بها:
1- تدريب للموظف من أجل مساعدته في تحسين جوانب النقص الموجودة لديه، بحيث يمكن سد الفجوة بين الأداء الحالي وبين الأداء المطلوب.
2- جلسات توجيه على فترات مختلفة للمتابعة مع الموظف، مع منحه مجموعة من المهام لتنفيذها لمساعدته في تحسين الأداء.
3- الاعتماد على طريقة التدوير في الوظائف، من خلال منح الفرصة للموظف للعمل في وظيفة أخرى داخل الشركة.
كيف تُخبر الموظفين بالتقييم السلبي دون جرح مشاعرهم؟ (إنفوجراف)
يجب أن تتضمن الإجراءات تعاون بينك وبين الموظف، بحيث يمكنه فعلًا الاستفادة منها، ومساعدته في تصحيح المسار والعودة إلى الطريق الصحيح في العمل.
تذكّر دائمًا أن دورك هو مساعدة الموظفين في الوصول إلى أعلى مستوى ممكن من الأداء، ودعمهم في محاولة علاج السلبيات التي تظهر في أدائهم من وقت لآخر، لهذا يحتاج الأمر لالتزامك بعملية تقييم الأداء بشكل دوري، حتى يمكنك من خلالها القيام بدورك وتوجيه الموظفين بالشكل الصحيح، مما يزيد من كفاءة أدائهم وينعكس على الشركة في النهاية بالإيجاب.
المصادر:
