دليلك إلى عقد اجتماعات ممتعة وملهمة.. كن عشوائيا
هل سبق لك في أي وقت أن كنت سجيناً في أحد الاجتماعات غير الضرورية؟ إذا كانت إجابتك نعم، فربما تكون قد قلت لنفسك إنه إذا كنت مسؤولاً في أي وقت، فإنك سوف تتخلص من هذه الاجتماعات غير المُجدية والتي تضيع وقت الجميع دون طائل، أو فائدة تُذكر.
يقول ستيفن ج. روجلبرغ، أستاذ العلوم التنظيمية والإدارة وعلم النفس بجامعة نورث كارولينا، إن التخلص من الاجتماعات بصفة عامة شيء خطير، خاصة وأنها بدونها تتعرض جميع مجالات التعاون والتواصل والتنسيق وصنع القرار للخطر.
حسب روجلبرغ، فإن الاجتماعات مجال للبحث والدراسة وتقصي الحقائق، ويُشير إلى أنه كلما زاد عدد الاجتماعات التي يعقدها الناس كلما زاد شعورهم بالتعب والإرهاق. وعلى العكس، إذا كانت الاجتماعات ذات جودة عالية، فإن آثارها السلبية تنخفض كثيراً.
بالطبع يوجد شخص واحد قادر على التخلص من الاجتماعات السيئة وهو القائد. يقول روجلبرغ إن قادة الاجتماع الممتازون يفكرون بطرق مُختلفة، خاصة وأنهم يدركون أنه عندما تعقد اجتماعاً، فأنك مضطرا إلى إضافة شيء ما إلى خبرات الأخرين، وأنك مُلتزم بألا تضيع وقتهم لأنك تحترمه.
وقدم روجلبرغ مجموعة من الاستراتيجيات الأساسية التي يجب على القادة والمسؤولين عن الاجتماعات اتباعها لتحسين الاجتماعات، وجعلها أكثر الهاماً، والتي نستعرضها فيما يلي:
لا تدعُ سوى الأشخاص المعنيين إلى الاجتماعات
ليس عليك أن تدعو كل الأشخاص إلى الاجتماع، هناك بعض الأشخاص الذين يحضرون الاجتماعات ويبقون صامتين من البداية وحتى اللحظة الأخيرة، تجنب دعوة هؤلاء الأشخاص إلى الاجتماعات، لأنك بهذه الطريقة تُهدر وقتهم وطاقتهم.
كن عشوائياً قليلاً ورتب أجندتك بالأسئلة
والآن يجب عليك أن تختار المواضيع الرئيسية التي عليك طرحها في الاجتماع، وليس عليك أن تتحدث عن المواضيع واحداً تلو الأخر بالترتيب، لذا كن عشوائياً وحاول أن تكون مرناً، ورتب أجندتك بالأسئلة، اطرح الأسئلة على الحاضرين حتى تجذب انتباههم وتحافظ على تركيزهم معك طوال الوقت.
كُن مضيفاً جيداً للاجتماع الذي تديره
اجعل الأشخاص الموجودين في غرفة الاجتماعات معك يشعرون بأنهم مُقدَّرون وبأنهم مُرحب بهم. رحب بهم بحرارة، وقدمهم إلى بعضهم إذا لم يكونوا على معرفة مُسبقة. وهناك شيء بسيط للغاية ولكن له مفعول السحر وهو الطعام. قدم الوجبات الخفيفة إلى الحاضرين للاجتماع، وقدم لهم مياه ومشروبات ساخنة إذا لزم الأمر.
اخرج عن الأنماط المألوفة والسائدة
عقد الاجتماعات لا يجب أن يكون في غرف مغلقة، حاول أن تخرج عن الأنماط المألوفة والسائدة واصطحب الفريق إلى نزهة، تشير الأبحاث إلى أنه عندما بعقد الاجتماع وأنت تمشي مع الآخرين، فإنهم سيشعرون برضا وارتياح أكبر، كذلك سيكونون أكثر ابداعاً. وفي هذه الحالة سيتعين عليك أن تطلب من المشاركين في الاجتماع ارتداء ملابس رياضية وأحذية مريحة، وألا يجلبوا معهم حواسيبهم الإلكترونية المحمولة. كذلك سيكون من الأفضل أن تغير الطرق المتبعة في عملية العصف الذهني، حاول أن تجعلها عملية أكثر إثارة وحيوية.
اكسر قاعدة الـ60 دقيقة
عادة ما تكون المدة الافتراضية لعقد الاجتماعات في العديد من المؤسسات حوالي 60 دقيقة، ويشير روجلبرغ إلى أن الجميع سيفقد انتباهه خلال هذه الفترة الطويلة، لذا إذا كنت تُخطط لعقد اجتماع طويل، فربما سيكون عليك أن تجدوله إلى مجموعة من الاجتماعات ذات الفترات زمنية أقصر، في هذه الحالة ستتمكن من إنجاز العديد من الأمور، وسيبقى الحاضرون متيقظين.
كما أشارت البحوث النفسية إلى أنه عندما تكون الفرق تحت ضغط قليل ومحدود، فإنها تعمل بشكل أفضل وتكون أكثر تركيزاً، لذلك اعقد اجتماعات قصيرة لمدة 20 أو 30 دقيقة، أو 40 دقيقة على أقصى تقدير، وفي كل الأحوال يجب أن تكون أهدافك من الاجتماع واضحة ومُحددة سلفاً.
التقييم الدوري للاجتماعات
غالباً ما يكون الأشخاص الذين يقودون الاجتماعات مُتحيزين، وفقاً لروجلبرغ، فإنهم يعتقدون أن كل شيء يسير على ما يرام حتى إذا لم تكن كذلك. بصفتك مدير الاجتماع والشخص المسؤول عنه، فسوف يكون عليك الالتزام أن تسأل الحاضرين عن رأيهم في الاجتماع، وأن تعرف ما إذا كانوا يشعرون بالرضا عنه أم لا، وأن تعرف توقعاتهم وما الذي يمكن أن تقوم به المرة المقبلة بطريقة أفضل، واطلب منهم أن يقدموا لك مقترحات وأفكار تساعدك على تحسينها في المرات المقبلة.
طرح هذه الأسئلة ليس كافياً بالتأكيد، أنت في حاجة إلى الاستماع إلى الإجابات بصراحة شديدة، وألا تصبح هجومياً وتدافع عن نفسك بشراسة. انتقي كلماتك بعناية وحاول الرد بطريقة مناسبة. تذكر أنه بمجرد القيام ببعض التعديلات البسيطة ستتمكن من تغيير الأمور إلى الأفضل كثيراً.
تابع كل ما هو مميز لحظة بلحظة على 
و
لمشاهدة أجمل صور وفيديوهات الأناقة والمنوعات زوروا 
و
