هل عليك التعاطف وإراحة الموظف الذي يمر بأزمة شخصية؟
كلنا نمر ببعض المواقف ونعيش بعض الأحداث التي تشتتنا وتؤثر علينا في العمل من آن إلى أخر، مثل الانفصال عن شريك الحياة أو إصابة أحد أفراد عائلتنا بالمرض، أو وفاة صديق مُقرب. ولا يمكنك أن تتوقع من شخص يمر بمثل تلك الظروف أن يقدم أفضل ما لديه. ولكن كمدير كيف تتعامل مع شخص يمر بظروف بوقت عصيب؟ كيف يمكنك دعمه عاطفيًا بينما تكون واثقًا من أنه يقوم بعمله ولا يقصر في أي شيء في نفس الوقت.
تقول ليندا هيل، الأستاذة في جامعة هافارد ومؤلفة كتابة "Being the boss" إن التعامل مع موظف خلال فترة يعاني فيها من ظرف سيء تعد أحد أكبر التحديات التي تواجه المديرين والمسؤولين.
وتتابع: "يحاول معظمنا الفصل بين الحياة الشخصية والعملية، ولكننا جميعًا نمر ببعض المواقف التي نعجز فيها عن فعل ذلك"، وتشير ليندا إلى أن طريقة تعامل المديرين مع هذه الحالات تكون بمثابة اختبارًا حقيقيًا لقيادة.
تحث ليندا المديرين والمسؤولين في هذه الحالات على أن يكونوا متعاطفين ورحماء، في نفس الوقت عليه أن يعمل على تسيير العمل، والحفاظ على إنتاجية الفريق.
إذا كيف تتعامل مع الموظف الذي يمر بوقت عصيب؟ لمساعدتك على مواجهة هذا التحدي الصعب إليك مجموعة من النصائح التي من المفضل اتباعها:
كُن متاحًا
عادة لا يشعر الناس بالراحة عندما يخبرون رؤسائهم بأنهم يعانون من أزمة كبيرة، مثل إصابة أحد والديهم بمرض خطير، أو أنهم لا يستطيعون العمل لأنهم أنهوا للتو علاقة عاطفية استمرت لسنوات. ربما لأنهم يشعرون بالحرج بسبب تقصيرهم في العمل أو لأنهم في حالة نفسية تجعل الكلام والبوح عما يمرون به أمرًا ثقيلاً وصعبًا.
في هذه الحالة على المدير أن يراقب العلامات التي تُشير إلى أن الموظف يمر بوقت عصيب، وأن يحاول مساعدته بطريقة غير مباشرة، مثل تخفيف اعباء العمل عنه، أو اصطحابه لمكان خارج العمل وتناول كوب من القهوة والتحدث إليه بشأن أمور أخرى لتشتيت انتباهه. في الوقت نفسه، على المدير أن يكون متاحًا ومستعدًا للحظة التي يذهب إليه فيه الموظف للتكلم معه بشأن أزمته.
لا تتطفل
في بعض الأحيان يشعر الموظف أنه مضطر لإخبارك بما يمر به لأنك مديره أو الشخص المسؤول عنه، ليس لأنه يشعر بأنه قريب منك أو أن علاقتكما تسمح له بالبوح لك عما يمر به، لذا عليك ألا تضعه في هذا الموقف، لا تكن متطفلاً وامنحه مساحته الشخصية. وتذكر أن المدير الجيد لديه القدرة على قراءة الموظفين الذي يعملون معه، وفهم احتياجاتهم واهتماماتهم.
استمع إليهم أولاً ثم قدم النصائح
عندما تتحدث مع الموظف عن الصراع الذي يمر به حاليًا، عليك أن تستمع إليه قبل أن تقدم إليه النصائح أو تحثه على فعل شيء ما. في بعض الأحيان يكون هؤلاء الأشخاص في حاجة إلى أشخاص يستمعون إليهم أكثر من حاجتهم إلى أشخاص يخبرونهم بما عليهم فعله.
ومن الضروري عندما تتحدث إليهم أن تستخدم كلمة "نحن" لتأكيد أنك متضامن معه، وتسانده في موقفه، وأنك ستبقى كذلك حتى تنتهي الأزمة التي يمر بها.
اعرف ما الذي يمكنك تقديمه
ربما تكون على استعداد لمنح الموظف الذي يمر بأزمة إجازة لعدة أسابيع، أو تمسح لموظفة في الأسابيع الأخيرة من فترة حملها بالعمل من المنزل، إلا أنك لا تستطيع تنفيذ هذه القرارات لأن سياسة الشركة لا تنص على ذلك، ولا تسمح بالاستثناءات، لذلك عليك أن تعرف ما الذي بإمكانك تقديمه لمساعدة الموظف الذي يمر بوقت عصيب دون خرق السياسات واللوائح الخاصة بالشركة.
تفقد أحوالهم وحافظ على خصوصيتهم
احرص على تفقد أحوال الموظفين بين كل فترة والثانية مع الحفاظ على خصوصيتهم ورغبتهم في عدم معرفة أحد من زملائهم بما يمرون به. بإمكانك أن تذهب إلى مكتبهم وتسألهم عن أحوالهم، أو ارسال رسالة خاصة بهم.
فكر في أعباء العمل
عليك أيضًا أن تعلم مدى تأثير غياب الموظف أو تقصيره في عمله بالسبب الظروف التي يمر بها على باقي فريق العمل أو العملاء، وإذا كان هذا الموظف لا يقوى على العمل أبدًا، فعليك إذا تخفيف عبء العمل عنه. إذا كان هناك أشخاص آخرين مستعدين وقادرين للقيام بهذه المشاريع والمهام بالنيابة عنهم فدعهم يقومون بذلك مؤقتًا.
وإذا كان الموظف الذي يمر بأزمات يعلم أن حالته الحرجة سوف تنتهي في فترة مُحددة، فامنحه أجازة على أن تتفق معه على المقابلة في يوم مُحدد لمناقشة الخطوات التالية، ومعرفة ما إذا كان قادرًا على العودة إلى العمل أم لا.
كُن شفافًا ومتسقًا
من الضروري أن تدرك أن الموظفين الآخرين سيلاحظون طريقة تعاملك مع زميلهم الذي يمر بأزمة أو مشكلة ما، ومن المرجح أن ينتظروا منك المعاملة ذاتها إذا كانوا يمرون بموقف مشابه، لذا إذا كنت تريد أن الحفاظ على إنتاجية الفريق فعليك أن تجعلهم يثقون بك، ويتأكدون من أنك سوف تتعامل معهم بأنصاف.
أمور من الضروري أن تقوم بها
كُن مبدعًا في طريقة تعاملك مع هذه المواقف، ضع جدولاً مرنًا يسمح للموظف بالعمل دون الشعور بالتوتر أو الارهاق. كذلك تفقد أحوال الموظف الذي يمر بأوقات عصيبة من وقت إلى آخر حتى تتأكد من أوضاعه النفسية باتت أفضل، واعرض عليه المساعدة إذا احتاجها.
تجنب هذه الأمور
من الضروري أن تكون مُقربًا من الموظف الذي يمر بوقت عصيب، وأن تكون في هذه الفترة بمثابة المُعالج الشخصي أو الصديق أكثر من كونك مدير، ولكن في الوقت نفسه عليك ألا تتوغل كثيرًا في حياته الشخصية.
كذلك لا تقطع أبدًا وعودًا لا تستطيع تنفيذها، ولا تتعامل مع مواقف مشابهة بطرق مختلفة لأن هذا سوف يؤثر كثيرًا بالموظفين، وسوف يجعلهم غير واثقين بك وغير قادرين على التعامل معك فيما بعد.
