أن تكون مديراً فإن ذلك يعني أنه سيتم «شدّك» باتجاهات مختلفة طوال الوقت، فأنت في نهاية المطاف مسؤول عن سير العمل وعن الإشراف على مجموعة من العاملين تحت إدارتك. ولكن ما هو هام هو أنه عليك وبسرعة بالغة أن تقرر أي شخص وأي موضوع وأي مشروع يستحق منك وقتك واهتمامك وبشكل فوري. ولكن السؤال المطروح هنا والأساسي هو ما هو عدد الأشخاص والمشاريع التي عليك أن تكون مسؤولاً عنها في الوقت نفسه؟ وبالتالي ما هو عدد التقارير المباشرة التي عليك أن تنجزها من أجل ضمان إنتاجية أفضل؟ 

أولاً.. ما هو التقرير المباشر؟ 

بتعبير بسيط، التقرير المباشر هو موظف يقوم بتزويد شخص آخر مسؤول عنه في سلسلة القيادة في مكان العمل بمعلومات وتقارير حول ما يحصل. التقارير المباشرة ليست حكراً فقط على مدير ومدير آخر في منصب أعلى، ولكن يمكنها أن تكون جزءاً من مناصب مختلفة في الشركة وذلك استناداً إلى الهيكل التنظيمي لها. فالموظف الذي يرسل «جردة» بالأعمال لشخص آخر يقوم عملياً بإرسال تقرير مباشر له، وهذا الشخص يرسل تقريراً لمن هو أعلى رتبة منه وهكذا دواليك حتى رأس الهرم. 

غالبية المؤسسات تخصص لكل نوع من  السلطة مسمّىً وظيفيّاً وبالتالي تملك هيكلها التنظيمي الخاص. لو افترضنا مثلاً أن شركة مبيعات صغيرة تتألف من مالكها، المدير العام والذين يعملون في مجال المبيعات. في هذا الهيكل التنظيمي الذين يعملون في مجال المبيعات يقدمون تقريرهم المباشر للمدير العام والذي يقدم تقريره المباشر لمالك الشركة. 

ولكن الأمر ليس بهذه البساطة في الشركات الضخمة إذ إن الأقسام المختلفة تحتّم عليها أحياناً فصل التقارير المباشرة حتى ضمن المستوى نفسه من المسمّى الوظيفي والسلطة نفسها.  في هذه الشركات عادة نجد وفرة في منصب «نائب»، مثلاً نائب المدير، نائب مدير العمليات، نائب مدير المبيعات ونائب مدير المالية.. هؤلاء يحصلون على تقاريرهم المباشرة من الموظفين ثم يقومون بتقديم التقارير المباشرة للمدير العام أو لرئيس مجلس الإدارة. 

التقارير المباشرة «الفعالة»

قبل الحديث عن عددها يجب التطرق إلى نقطة هامة وهي الآلية التي تمكن المدير من الحصول على أو كتابة تقارير فعّالة ومفيدة، لأنها إن لم تكن كذلك فلا أهمية لعددها، لأنها كما يقال «لن تقدم ولن تؤخر». التقرير المباشر الفعّال يتطلب أولاً أن يعرف كل شخص في فريق العمل وبشكل لا لبس فيه دوره والمسؤوليات المنوطة به والأهداف التي عليه تحقيقها ضمن الأهداف العامة للشركة. لتحقيق ذلك التواصل المفتوح والفعال ضروري. حينها عندما يقدم الموظف للمدير تقريره المباشر سيكون دقيقاً وواضحاً ما سيسهّل مهمة المدير وبالتالي يقدم هو بدوره تقارير مباشرة واضحة وفعالة تساهم في زيادة الإنتاجية وإصلاح أي خلل يعرقل سير العمل. 

كم تقريراً مباشراً على المدير إنجازه ؟ 

السؤال هذا حاولت عدة جهات الإجابة عنه وذلك من خلال دراسات واستطلاعات للرأي. وتبين بأن المديرين الذين يقدمون بين ٨ إلى ١٠ تقارير مباشرة يملكون أقل معدل دوران. أما الذين يقدمون أقل أو أكثر يشهدون على أكثر معدل دوران أعلى، بغض النظر عن حجم الشركة. 

وفق دراسة شملت ١٢٠٠ شركة تبين بأن الغالبية الساحقة تقدم ما معدله ٩ تقارير مباشرة، وهذا الرقم مثالي وعليه معدل الدوران كان في أدناه. معدل الدوران تم استخدامه كمعيار وذلك لأنه يرتبط وبشكل مباشر ببيئة العمل المنتجة، ولكن في المقابل تبين بأن العدد الأمثل للتقارير المباشرة يرتبط أيضاً بأسلوب المدير في الإدارة. 

عدد التقارير المباشرة وفق أسلوب المدير في القيادة 

وفق ماكينزي فإن هناك ٥ أنواع من القيادة، والتي تتطلب كل واحدة منها عدداً محدداً من التقارير المباشرة التي تناسبها. 

-المدير «المشرف» يملك مسؤولية شخصية ومسؤولية تجاه مديره كمدير المحاسبة مثلاً أو نائب مدير المالية. هذه النوعية عادة عليها إنجاز بين ٨ إلى ١٠ تقارير مباشرة. 

-المدير «المدرب» يملك مسؤوليات شخصية أكبر وبالتالي العدد الأمثل للتقارير التي عليه أن يقدمها هي ٣ إلى ٥. 

-المدير «اللاعب» والذي هو عادة يكون مسؤولاً عن فرق عمل تنجز أنماطاً مختلفة من الأعمال، وبالتالي لا يوجد ما هو ثابت ويحدد المعايير بشكل واضح. هذه النوعية عليها أن تقدم بين ٦ إلى ٧ تقارير مباشرة. 

-المدير «الميسر» أو الذي يسهل الأعمال عادة يملك مسؤوليات شخصية أقل، ومهامه تركز على إدارة الآخرين وأعمالهم كل يوم بيومه. 

مثال على هكذا نوعية من الإدارة هم المديرون الماليون في الشركات الضخمة وعدد التقارير المباشرة التي على هؤلاء إنجازها هي بين ١١ إلى ١٥.  

-المدير المنسق يمضي وقته هو ينظم أعمال الآخرين والعمل هنا يسير وفق أنماط محددة سلفاً، مدير في مركز للاتصالات هو مثال على المدير المنسق وعدد التقارير التي يجب إنجازها هنا هو ١٥ تقريراً مباشراً. 

الخبراء يختلفون حول عدد التقارير

الخبراء يختلفون حول عدد التقارير المباشرة التي على كل مدير إنجازها، فهناك جهات تؤكد بأن العدد الأمثل للتقارير المباشرة هو بين ٦ و ١٢ بغض النظر عن المنصب. 

الإجابة تكمن في الإجابة عن سؤال آخر وهو حول العدد الأمثل للأشخاص الذين يمكنهم إجراء محادثة بناءة خلال تواجدهم في غرفة واحدة. حين تحدد ذلك يمكنك أن تحدد العدد الأمثل للتقارير المباشرة الفعّالة التي يجب أن تعتمدها الشركة.