تعاني من كثرة المهام.. هل جربت استراتيجية "أوهايو" قبل ذلك؟
أحيانا تماطل في تنفيذ المهام وتؤجل بعضها إلى وقت لاحق، فتجد أنها تراكمت وتزايدت ما يثقل كاهلك، فتشعر بالعجز ولا تعلم ماذا تفعل حتى تنتهي منها جميعًا في الوقت المناسب؟ حسنًا إذا كنت تعاني من هذه المشكلة، فهناك استراتيجية أثبتت فعاليتها في مساعدتك على أن تكون أكثر إنتاجية وكفاءة.
يطلق على هذه الاستراتيجية اسم "أوهايو- OHIO" وهي الحروف الأولى من الجملة الإنجليزية التي تقول Only Handle It Once، والتي تعني "افعل شيئا واحدا في كل مرة"؛ وهي استراتيجية قد تساعدك على تغيير حياتك إذا استخدمتها بطريقة صحيحة.
باختصار، تساعدك هذه الاستراتيجية على أن التعامل مع الأمور مرة واحدة، فعندما تتلقى رسالة إلكترونية رد عليها فورا، تسلمت مهمة جديدة اعمل عليها الآن وانتهي منها ولا تؤجلها، وهكذا، فلا تؤخر أي شيء ولا تتردد ولا تبالغ في التفكير.
الهدف من أوهايو
كان الهدف من هذه الاستراتيجية هي مساعدة الجميع على إنهاء الأعمال المتراكمة والتخلص من أعباء العمل، نظرًا إلى أن تأخير الرسائل الإلكترونية بإمكانك الإجابة عنها في الوقت الحالي، سيؤثر عليك فيما بعد، لأن انشغالاتك ربما تزداد.
ودائمًا ما ينصح الخبراء والمدربون الوظيفيون بألا تؤجل أي عمل ما، بداية من الأعمال الصغيرة مثل الرد على البريد الإلكتروني، وحتى الأمور الأكثر صعوبة، التي تستغرق المزيد من الوقت مثل كتابة مذكرات، فبمجرد أن تفكر في فكرة، أو تتلقى رسالة أو ما إلى ذلك، فعليك القيام بالعمل وإنجازه دون التفكير في أي شيء.
وهذا ما تؤكده الأبحاث، إذ تشير الدراسات إلى أن تعدد المهام يجعلك أقل إنتاجية من إكمال مهمة واحدة في كل مرة، وأظهرت دراسة أجريت في جامعة ستانفورد أن الأشخاص متعددو المهام غالبًا ما ينفذون مهامهم ببطء، كما أنهم أقل إنتاجية مقارنة بغيرهم الذين ينهون عملاً واحدًا في وقت واحد.
مفاهيم خاطئة
لذا إذا كنت تحاول أن تفعل الكثير من الأمور في وقت واحد، وتعتقد أنك بذلك ستكون مفيدًا وقادرًا على إنجاز أكبر قدر ممكن من المهام في وقت قصير، فعليك أن تعلم أنك في حقيقة الأمر بوضع أكثر ضررًا، وأنك ستفشل في القيام بأي شيء في النهاية.
ولهذا السبب بالتحديد ستكون استراتيجية "أوهايو" مفيدة جدًا لأنها تساعدك على قيام بشيء واحد في كل مرة، وليس القيام بمليون شيء طول الوقت، إنها ببساطة تتطلب أن تكون أكثر تركيزا على أمر واحد، وأنه تُنهيه بسرعة ودقة، ثم تنتقل إلى الشيء الذي يليه وهكذا.
في الوقت نفسه، عليك أن تُحدد أولوياتك وأن تضع لنفسك موعدًا تُنهي فيه المهام التي عليك تسليمها، على أن تلتزم به.
وفي حالة عدم قدرتك على القيام بالمهام بسرعة وتقرر تأجيلها، وأنك تتعمد تجاهل بعض الأفعال التي عليك القيام بما، فعليك أن تعرف السبب وراء ذلك، فعل على سبيل المثال تشعر بالتوتر أو القلق؟ هل تريد الحصول على المزيد من المعلومات؟ هل تحتاج إلى وسيلة أخرى تساعدك على القيام بها؟
