لإدارة المشاريع بنجاح.. اجعل التفويض هدفاً ليس غاية
مدير جديد يسأل مدير مضى على وجوده في منصبه فترة طويلة تقديم نصيحة له حول تفويض المهام. فيطرح عليه السؤال التالي: كيف أقوم بالتفويض، ومن هو الشخص الذي علي أن أن اقوم بتفويض المهام اليه؟ كيف يمكنني أن اقوم بإدارة مشروع واحد يتضمن عدة مساهمين بنجاح؟ النصيحة الأولى التي سيقدمها المدير «العتيق» صاحب الخبرة الطويلة هي أن يبدأ بالتفكير بالتفويض بشكل مختلف. فالتفويض ليس منهجية تؤدي الى غاية، بل هو الغاية نفسها. أما المنهجية فهي إدارة المشاريع بنجاح، العمليات التنظيمية، وإختبارات عالية الجودة.
تفويض المهام جزء مما على المدير القيام به، والبعض قد يخيل اليه بأن تكليف الاخرين بما عليهم القيام به سهل. ولكن أوضح مثال على تعقيدات هذه المهمة هو إيلون ماسك الذي أظهر لنا بانه لا يمكنه تفويض المهام لانه يعمل وفق عقلية تحتم عليه تواجده في كل مكان والإشراف على كل شيء. والنتيجة كانت إنهاك ما بعده إنهاك وعدم قدرته على النوم ثم القيام بمجموعة من التصرفات التي الحقت الضرر به وبشركته وكلفته منصباً وملايين الدولارات.
ماسك ومن يشبهون ماسك يجدون الصعوبة في التفويض، لان عقلية أن المشروع سيفشل إن لم يكن الشخص نفسه يقوم بكل شيء أو يشرف على كل صغيرة منتشرة على نطاق واسع. والسبب هو أن التفويض يتم النظر اليه على أن الغاية.
لذلك من الأهمية بمكان إعادة النظر الى تفويض المهام بمقاربة جديدة لانها هذه المقاربة أشبه بخارطة طريق توضح ما الذي يجب القيام به.
تفويض المهام يجب التفكير به كهدف تقوم أدوات كإدارة المشاعر والتواصل والاختبارات بتسهيله. تحديد التوقعات والمسارات حول إدارة المشروع من أجل فريقك سيضمن لك تحمل كل شخص مسؤوليته كما انه سيسمح لك كمدير بأن تتعرف على الفرص التي تمكنك شخصياً وتمكن فريق عملك من النمو. فكيف يمكن إستخدام هذه الأدوات التي تسهل جعل تفويض المهام كهدف وليس غاية .
كيف تُخبر الموظفين بالتقييم السلبي دون جرح مشاعرهم؟ (إنفوجراف)
وضع خطة للمشروع: إدارة المشروع هي الخطوة الاولى في تسيير عملية التفويض. البداية تكون مع وضع خطة للمشروع، وتقسيمه الى مراحله المختلفة والمتنوعة، ثم التعرف على المهام التي تتألف منها كل مرحلة. جزء من هذه الخطة يكمن في التفكير بالامور المحتملة التي يمكنها ان تعرقل بعض الخطوات وذلك من أجل الحد من اي تأخير محتمل. بعد أن تقوم بوضع كل المهام المرتبطة بالمشروع، عليك أن تقرر أي من أعضاء الفريق عليك تكليفه وبأي مهمة. قد تشعر بالاغراء للإحتفاظ بالمهام التي تألفها وتعرف كيف تنجزها لنفسك، ولكن عليك مقاومة هذه الرغبة. فهذه المهام التي تألفها هي التي عليك تفويض الاخرين بها، لانه يسهل عليك مراقبة الامور تألفها وتعرفها.
تذكر دائماً، كلما كانت خطة المشروع مفصلة وفق المهام كلما كان من السهل عليك ملائمة المهمة بمهارات الأشخاص الذي يشكلون الفريق الذي تشرف عليه.
المواعيد النهائية وفق النجاح: الخطوة الثانية في تفويض المهام هي تحديد المواعيد النهائية. في هذه المرحلة الأفكار التي خرجت بها والتي تتمحور حول الأمور التي يمكنها أن تعيق تقدم المشروع وتؤخره ستكون هامة جداً ومفيدة. مثلاً في حال لا يمكنك البدء بمهمة قبل إنهاء أحد اعضاء الفريق مهمته، فإن توقع هكذا تأخير بشكل مسبق يساعدك على تحديد المواعيد وفق ترتيب العمليات وما قد يؤخرها. الواقعية يجب ان تكون حاضرة عند تحديد المواعيد النهائية فهي يجب أن تضع بالحسبان الوقت الذي تحتاج اليه من أجل التأكد من جودة العمل ومراجعته وتعديله والتعامل مع الأمور التي قد تؤخر عملية التقدم.
بعد التحول الرقمي للمؤسسات.. ما الذي تبدل في دور المدير المالي؟
الإختبارات العالية الجودة: تحديد الالية التي عليك من خلالها التعامل مع تحديد جودة العمل يمكنها أن تكون العقبة الاخيرة في إدارة المشروع خصوصاً وإن كان هذا المشروع يرتكز على تفويض المهام. الخطوة الأولى هي الإعتراف بأنك قمت بجمع فريق قوي تثق بأنه سيقوم بتقديم عمل عالي الجودة. الإختبارات هذه يجب أن تتناسب تماماً مع نوعية المشروع. ولكل مهمة يتم العمل عليها مجدداً يجب وضع المشاكل التي يمكن ان تواجهها في لائحة منفصلة. هذه اللائحة يمكن العودة عليها عند مراجعة العمل عند إكمال المهمة مجدداً. الأخطاء ستحدث، هذا أمر لا مفر منه، ولكنها فرص لمناقشة هذه الاخطاء ومعرفة كيفية التعامل معها بشكل أفضل حين تظهر مجدداً.
التواصل أساسي جداً: التواصل أساسي من أجل ضمان أن المشاريع التي يتم تفويض المهام فيها تعمل بشكل جيد. حتى المشاريع التي يتم تصميمها بعناية فائقة يمكنها أن تفشل في حال كان التواصل سيئاً أو في حال كانت قنوات التواصل غير واضحة.
المصدر: ١
