You are here

×

فريقك لديه ما يكفيه.. كيف تتصرف حين تطرأ مهام جديدة؟

فريق عملك يملك ما يكفيه من مهام.. كيف تتصرف حين تطرأ مهام جديدة؟

التخفيف من الحمل

معرفة ما الذي يحتاجون اليه بالضبط

استبعاد بعض المهام

تحسين الإنتاجية

أحياناً الخلل قد يكون بشخص أو بقسم

عندما يكون خط التصنيع في مصنع يعمل بفعالية، يمكن للشخص رؤية الأذرع الآلية وهي تعمل، الأحزمة الناقلة تتحرك والبضائع يتم إنتاجها. ولكن حين يتعلق الأمر بالبشر فإنه يصعب كثيرا معرفة «الكمية» التي تنتجها فرق العمل. بطبيعة الحال كل مؤسسة تريد النمو، وعليه هناك دائماً حاجة لتوظيف المزيد من الأشخاص. ولكن الأمر ليس بهذه البساطة خصوصاً وإن كانت هذه الحاجة مستمرة ودائمة. غالباً وخلال الاجتماعات السنوية أول ما يطرحه أي مدير كان هو زيادة في الميزانية وحين يتم سؤاله عن السبب فإن الإجابة تكون بأنه بحاجة لتوظيف المزيد. 

بطبيعة الحال سيتم ااستفسار منه عن سبب الحاجة لمزيد من الأشخاص بينما الشركة تملك عدداً كبيراً من الموظفين حينها تكون الإجابة التي سنتحدث عنها بالتفصيل في موضوعنا وهي أن فريق العمل يملك ما يشغله ولا يستطيع القيام بالمزيد. 

بعض الجهات العليا في الإدارة قد تعتبر هذه الإجابة مبالغا بها، ولكنها ليست كذلك، بل هي واقع معروف.. نعم يمكن تحميل فرق العمل أكثر من طاقتها. ولكن ما هو دور القائد في هذه المرحلة؟ وما الذي يمكنه أن يفعله حين يكون فريق عمله غارقا حتى أذنيه في العمل وهناك المزيد من المهام؟ 

بعد التحول الرقمي.. ما الذي تبدل في دور المدير المالي؟

معرفة ما الذي يحتاجون اليه بالضبط

في هذه المرحلة دور المدير هو معرفة ما الذي يحتاج اليه الفريق بالضبط، فهل يحتاج الفريق إلى موارد إضافية أو يحتاج لتوجيهات كي يعمل بشكل أكثر فعالية؟ 

للإجابة عن هذه الأسئلة على المدير أن يفهم كيف يمضي فريقه الذي تم تحميله أكثر من طاقته وقته. وأسهل طريقة لمعرفة ذلك هي بالطلب منهم تفسير هذه النقاط الثلاث: 
- النشاطات الأساسية التي يقوم بها كل شخص والتي هي من أساسيات عمله. 
- معدل الوقت الذي يمضيه أسبوعياً كل شخص في هذه النشاطات. 
- النشاطات التي يقوم بها والتي لا علاقة لها بنوعية وظيفته والمهام التي من المفترض أنها مرتبطة بها. 

بعد جمع هذه المعلومات الخطوة التالية هي بالتركيز على المجالات التي يمضي فيها فريق العمل الغارق في المهام معظم وقته. من أجل العثور على المزيد من الوقت على المدير أن يتعرف على الفرصة التي تمكنه من إستبعاد بعض المهام وتخفيف الحمل عن الفريق، أو تحسين إنتاجية الفريق وذلك من خلال العمل بشكل مباشر مع الفريق. 

99 مليارا خسرها مليارديرات العالم في يوم واحد.. نصيب "جيف بيزوس" منها 9 مليارات

استبعاد بعض المهام 

في حال كان الفريق يملك ما يشغله ولا يملك الوقت لتسلم مهام جديدة السؤال الذي عليك أن تطرحه هنا ما إن كانت المهام التي تستهلك وقت فريق العمل ما تزال هامة جداً للشركة. 

الشركات وخلال مرحلة النمو نادراً ما تتراجع خطوة للخلف وتنظر إلى الصورة كاملة لمعرفة ما إن كانت المهام التي لا تزال فرق العمل تعتبرها أولوية لا تزال كذلك. مثلاً شركة وعند الانطلاق حددت المشاريع الداخلية كالمهام التي تعتبرها أولوية ولكن وبعد النمو فإن الأولوية أصبحت التعامل مع الزبائن ولكن فرق العمل لا تزال تمضي معظم وقتها على المشاريع الداخلية لأن الشركة لم تعدل الأولويات. الأولويات يجب وضعها بحيث تتماشى مع استراتيجية الشركة. 

التخفيف من الحمل 

هنا عليك أن تسأل عن ما الذي يمكنك مع فريق عملك الذي يملك عملاً يفوق طاقته القيام به بشكل مختلف من أجل تقليص حجم المهام التي يقوم بها فريق العمل. الإدارات عليها أن تفكر وبشكل دائم بطرق ومقاربات تمكنها من عدم إغراق العاملين بالمهام التي تعتبر قيمتها منخفضة أي تلك الروتينة أو المتكررة أو التي هي بالفعل لا أهمية مؤثرة لها ولكنها تستهلك الكثير من الوقت. الجهة المسؤولة عن تمييز المهام التي تستهلك وقتاً طويلاً وبالتالي الخروج بمقاربات تقلص هذا الاستهلاك الكبير من الوقت هي الإدارة. أي يجب إجراء تحسينات وتعديلات على مسار إنجاز الأعمال. 

تحسين الإنتاجية 

ما الذي يمكن للمدير وفريق العمل القيام به من أجل إنجاز المهام بشكل أسرع؟ رغم أن تحسين مسار إنجاز الأعمال سيجعل الإنتاجية بشكل تلقائي تتحسن ولكن الزيادة الفعلية بالإنتاجية تتم من خلال جعل المهام تتم بشكل أتوماتيكي. مثلاَ لو افترضنا أنك تملك فريقاً مسؤولا عن تعريف الزبائن بالمنتج الجديد، والوقت الذي يستهلكونه هو ٥ أسابيع وذلك لأن الزبون وفي كل مرة تواجهه مشكلة يقوم بالاتصال أو بإرسال بريد ويطلب لقاءاً أو إرسال شخص ما يساعده. غالبية المشاكل المتعلقة بالزبائن هي نفسها والأسئلة غالباً ما تتكرر وبالتالي الآلات يمكنها تولي هذه المهمة أو يمكن استغلال البرامج والآلات من أجل تنظيم  جزئية هامة كهذه، وبالتالي عدم إغراق الموظف في مجال يستهلك وقته ويمنعه من القيام بأي عمل اخر. 

أحياناً الخلل قد يكون بشخص أو بقسم 

ضمن فريق العمل قد يكون هناك شخص ما أو شخصين أو حتى قسم لا يقوم بالمهام التي عليه القيام به أو يقوم بها بشكل جزئي أو حتى بطريقة سيئة. وهذا الأمر يجعل فرقا أخرى لا علاقة لها بهذه الجزئية من العمل تقوم بسد الثغرات أو تجد نفسها عالقة في مكان ما لأن أحدهم لم يقم بعمله. تكاسل فريق مكلف بجزئية معينة سيؤثر على الفرق الأخرى، وبالتالي الوقت الضائع سيكون كبيراً. 

غالبية الأشخاص يظنون أنهم يقدمون أقصى ما لديهم، ولكن دور المدير هنا هو خلق المزيد من الوقت من خلال القيام بما عليه القيام به، المدير عليه أن يكون جزءاً من يوميات الموظفين كي يعرف ما الذي يستهلك الوقت وما الذي لا يستهلكه فبهذه الطريقة فقط يمكن التخلص من المهام غير المؤثرة وجعل الفرق تعمل على المهام التي تساهم في نمو الشركة. 

المصدر: ١- ٢ 

 

مواضيع ممكن أن تعجبك

التعليقات

أضف تعليق