كيفية تفويض العمل.. الدليل النهائي لفن التفويض الأمثل للعمل
يجب على جميع المديرين والقادة إتقان فن التفويض في العمل.ففهم كيف ومتى يتم تكليف المسؤولية للآخرين بمهام وأعمال معينة أمر ضروري للحفاظ على مستوى عال من الإنتاجية، سواء على المستوى الشخصي أو التنظيمي. فمعرفتك كيفية التفويض أمر ضروري أيضا لقيادة فعالة وناجحة.
فمعرفتك كقائد أو مدير بكيفية القيام بالتفويض سيساعدك على بناء فريق متماسك وفعال يمكنه الوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بتنفيذ المهام. كما أن معرفة وقت وكيفية تفويض العمل سيقلل من عبء العمل على كاهلك، وبالتالي تحسين مستوى رفاهيتك في العمل وتعزيز رضائك الوظيفي، ولسوء الحظ، العديد من القادة غير واثقين من معرفتهم بكيفية التفويض بشكل صحيح أو يترددون في القيام بالتفويض من الأساس.
فيديو| تجربة العملاء وخدمة العملاء ورعاية العملاء ما الفرق بينهم؟
في هذا الدليل، سوف تكتشف ما يستلزمه القيام بالتفويض بشكل صحيح، وكيف سيفيد فريقك ، وكيفية تفويض المهام بنجاح.
أهمية التفويض:
القائد الفعال والمؤثر يعرف كيفية القيام بالتفويض. فعندما تقوم بتفويض بعض عملك لأحد المسؤولين أو الموظفين، فإنك تخلق وقت إضافي جدي وتحقق وتنجز المزيد من المهام خلال يومك.
كما يعمل التفويض الفعال على تعزيز الإنتاجية داخل الفريق من خلال الاعتماد على مجموعة المهارات الحالية لأعضائه والسماح لهم بتطوير معارف وكفاءات جديدة على طول الطريق، والنتيجة هي وجود فريق أكثر مرونة يمكنه مشاركة الأدوار عند الحاجة.
فعندما تكون على استعداد للتفويض، أنت في هذه الحالة تروج لجو من الثقة والأمان والإبداع، وترسل إشارة واضحة كقائد: بأنك تثق في مرؤوسيك لتحقيق النتائج المرجوة، ونتيجة لذلك سوف يفكرون فيك كزعيم محبوب وكفؤ يحترم مهاراتهم واحتياجاتهم ويساعدهم على التطور في العمل.
لا ينصب التفويض على تنويم الطلبات ويأمل أن يتساوى موظفوك في الطابور. تتمثل مهمة المدير في الحصول على أفضل النتائج من الأشخاص الذين يخضعون لإشرافهم والقيام بذلك ، مما يزيد الإنتاجية والربح إلى الحد الأقصى.
وعليك أن تعلم أن التفويض لا يقوم على إطلاق الطلبات أو المهام دفعة واحدة وتأمل أن يقف موظفوك صفا لتلقيها بسعادة، فمهمة المدير والقائد هي الحصول على أفضل النتائج من الأشخاص الذين يخضعون لإشرافهم للقيام بذلك، مما يزيد الإنتاجية والربح إلى الحد الأقصى.
كما يساعد التفويض الدقيق الحذر على تحديد نقاط القوة الفريدة والضعف لأعضاء الفريق والاستفادة منها، كما يعزز التفويض مشاركة الموظفين لأنه يثبت اهتمام المديرين بالاعتماد على مواهبهم.
الخوف من التفويض:
يزيد التفويض من الإنتاجية، ولكن ليس كل المديرين لديهم الرغبة أو القدرة على التفويض، فلماذا؟ إليك بعض الأسباب الشائعة:
- قد يخشون من فكرة أن يحصل شخصًا آخر على الفضل في نجاح مشروع.
- قد يكونون راغبين في التفويض من حيث المبدأ ولكنهم يخشون ألا يتمكن فريقهم من التعامل مع العمل بدرجة عالية من المسؤولية.
- قد يشكّون في أن موظفيهم لديهم العديد من المهام، فيمتنعون عن التفويض كي لا تزيد أعبائهم.
- قد يظنون أنه من الأسهل والأسرع القيام بالمهام بأنفسهم.
- قد يكرهون فكرة ترك المهام التي يستمتعون بها.
- يخشون من أنه في حالة تفويضهم للمسؤوليات، سيظن كبار الرؤساء في العمل أن المديرون لا يستطيعون تحمل عبء عملهم.
التفويض مقابل التخصيص:
يعتقد معظم الناس أن التفويض والتخصيص مترادفان، ولكن هناك تمييز مهم بين الاثنين، فعندما تقوم بتخصيص مهمة، فأنت تقوم فقط بإرشاد أحد المرؤوسين لتنفيذ إجراء محدد، فأنت تقول لهم ما يجب فعله، ويفعلونه - الأمر بهذه البساطة.
من ناحية أخرى، ينطوي التفويض على نقل بعض أعمالك وصلاحياتك الخاصة إلى شخص آخر. هذا الشخص لا يتلقى مجموعة من التعليمات. بل يتم وضعه في دور يتطلب اتخاذ القرارات ويكون مسؤول عن النتائج.
إذن ما هي أفضل طريقة لتفويض العمل حتى تتمكن من محاربة الخوف من التفويض وبناء فريق فعال والعمل بشكل أسرع؟
كيفية تفويض العمل بفعالية (دليل خطوة بخطوة):
1. تحديد موعد التفويض:
من خلال فهم مقدار السيطرة التي تحتاجها للحفاظ على الوضع، يمكنك تحديد أفضل استراتيجية لتفويض العاملين. هناك 7 مستويات من التفويض تمنح العمال درجات مختلفة من المسؤولية.
يحدث التفويض دائما، وأقل مستوى من التفويض يحدث عندما تخبر الآخرين ما يجب عليهم القيام به. إنه يوفر فرصة ضئيلة للموظفين لتجربة أساليب جديدة، بينما يحدث نموذج التفويض الأكثر تمكينًا عندما تكون قادرًا على التخلي عن معظم سيطرتك وسلطاتك على المشروع ونقلها إلى الموظف.
وتساعد معرفة كيفية تفويض العمل على فهم كيفية توصيل الأشخاص بالمهام التي تحقق أفضل استخدام لمواهبهم، وعند القيام به بشكل صحيح، يضمن لك التفويض الحصول على أفضل نتيجة نهائية.
عندما تقرر كيفية تفويض العمل، اطرح الأسئلة التالية على نفسك:
- هل يجب أن تكون مسؤولاً عن هذه المهمة ، أو هل يمكن لشخص آخر سحبها؟
- هل الأمر يتطلب تركيزك لكي ينجح؟
- هل سيساعد هذا العمل موظفًا على تطوير مهاراته؟
- هل لديك الوقت لتعليم شخص كيفية القيام بهذا العمل؟
- هل تتوقع أن تتكرر مهام من هذا النوع في المستقبل؟
2. تحديد أفضل شخص للمهمة:
يتعين عليك تمرير الشعلة إلى عضو الفريق المناسب لتفويض العمل، فهدفك هو خلق موقف تمتلك فيه أنت وشركتك والموظف تجربة إيجابية.
لذلك فكر في مهارات أعضاء الفريق ورغبتهم في التعلم وأساليب عملهم واهتماماتهم، وذلك لأنه سيكون بمقدورهم تنفيذ العمل بشكل أكثر فاعلية إذا كانوا قادرين وقابلين للتوجيه ومهتمين بالأمر، وعندما يكون ذلك ممكنًا، امنح الموظف فرصة للإظهار نقاط قوته.
وقد يحتاج الموظفين عديمي الخبرة إلى مزيد من التوجيه أكثر من الموظفين المتمرسين. فإذا لم يكن لديك الوقت الكافي لتعيين الموظف الجديد لتحقيق النجاح، فلن يكون من العدل تفويضه.
عليك أيضا أن تنظر إلى مدى انشغال موظفيك، فآخر شيء تريد القيام به هو إرباك شخص ما من خلال منحه الكثير من المسؤوليات.
3. تحدث وروج للفكرة لجذب الموظفين:
بعد العثور على الشخص المثالي لهذا المنصب –التفويض-، لا يزال يتعين عليك حمله على تحمل المسؤولية الجديدة، لذلك دعهم يعرفون سبب اختيارهم لهذا المنصب، فعندما تظهر للآخرين أنك تدعم نموهم، فإنك تبني ثقافة الثقة. ومن المرجح أن يتم استثمار الموظفين الذين يرون المهام المفوضة كفرص في النتائج.
وعندما تعمل مع موظفين جدد، عبّر عن استعدادك لتقديم الدعم والتغذية المرتدة. أما للموظفين المحنكين، خذ أفكارهم وخبراتهم بعين الاعتبار.
4. كن واضحا ومحددا حول العمل:
كم الضروري جداً أن تشرح للموظفين سبب أهمية المشروع، وما تتوقعه منهم، وموعد انتهاء المهمة. إذا كانوا يعرفون ما تتوقعه، فسيكونون أكثر قدرة على بذل ما لديهم.
التعاقب الوظيفي التحدّي الأكبر أمام الشركات العائلية في منطقة الشرق الأوسط
فمن خلال تحديد توقعات واضحة، يمكنك مساعدتهم في التخطيط لكيفية تنفيذ المهمة. لذلك قم بإعداد مراحل المشروع بحيث يمكنك التحقق من التقدم دون الحاجة إلى مناقشة التفاصيل. إذا كان الموظف لديك يواجه مشكلة في تحقيق الهدف، فسيكون لديه الوقت الكافي لتصحيح المسار قبل أن يحين الموعد النهائي لتسليم النتائج.
هذا النوع من المساءلة شائع الاستخدام في الجامعات. إذا كان الطلاب يعلمون فقط تاريخ الاستحقاق والمتطلبات الأساسية لاستكمال الأوراق البحثية الرئيسية، يمكنهم تأجيل العمل حتى الوقت النهائي. لذلك تتطلب العديد من البرامج من الطلاب الاجتماع مع المستشارين أسبوعيًا للحصول على التوجيه، وتكوين البنية، وحل المشكلات في أساليبهم قبل المواعيد النهائية. وتضع هذه الإجراءات الطلاب في مستوى النجاح مع منحهم المساحة اللازمة لإنتاج عمل رائع.
5. ادعم موظفيك:
للوصول إلى أفضل النتائج الممكنة للتفويض، يحتاج مرؤوسوك إلى موارد ودعم منكم. قم بتوصيلهم من خلال التدريب والمواد لتطوير المهارات التي ليست لديهم بالفعل، وقد يستغرق الأمر بعض الوقت لتوفير الموارد اللازمة لدعم الموظفين، ولكنك ستوفر الوقت من خلال إنجاز العمل بشكل صحيح، فالمهام المتكررة وهذا التدريب يؤتيان ثمارهما مراراً وتكراراً.
ففي بعض الأحيان، يحتاج الموظفون إلى المساعدة لمعرفة ما يفعلونه جيدًا وكيف يمكنهم تحسينه. ويعتبر إعطاء وتلقي التعليقات جزءًا أساسيًا من التفويض، وهذه أيضًا طريقة جيدة لمراقبتك كقائد للمهام المفوَّضة.
يجب عليك أيضا طوال فترة المشروع، اطلب من موظفيك بشكل دوري إخطارك ما إذا كانوا بحاجة إلى دعم أو توضيح حول أي نقطة بالمهمة أو المشروع. ووضح لهم أنك تثق بهم للقيام بالعمل وإنجاز المهمة، وأنك تريد خلق مساحة لهم لطرح الأسئلة وعرض المقترحات. فالاستفسارات والأسئلة والمقترحات ستساعدك على تحسين طريقة تفويض العمل.
6. أظهر تقديرك:
أثناء تسجيلات المراجعة الدورية، تعرف على أي انجازات تم تحقيقها في المشروع حتى الآن، وعليك الإقرار بأن موظفيك يحرزون تقدمًا نحو الهدف. فتحديد ما يتم الوصول له من تقدم يساعد على الاحتفال بالمكاسب الصغيرة للحفاظ على تحفيز الموظفين وحماستهم، فيصبح الموظفين أكثر فاعلية وتفانيًا إذا عرفوا أنك تلاحظ جهودهم.
كما يساعدك تقدير الموظفين عندما يقومون بعمل جيد في فهم جودة العمل الذي تتوقعه منهم، كما يجعلهم أكثر رغبة في العمل معك مرة أخرى في المشاريع المستقبلية.
تنفيذ عملية التفويض (الملخص):
الآن بعد أن تعرفت بالضبط ما يعنيه التفويض وتقنيات تفويض العمل بكفاءة، فأنت في وضع جيد الآن لتبسيط مهامك وزيادة الإنتاجية في فريقك.
فالتفويض هو منح الاستقلالية والسلطة لشخص آخر، وبالتالي تخفيف عبء العمل الخاص بك وبناء فريق جيد الاستخدام جيد الاستخدام.
قد يبدو التفويض معقدًا أو مخيفًا، ولكنه يصبح أكثر سهولة بمرور الوقت. ابدأ بشكل مبسط ومحدود بتفويض بعض الأمور لأعضاء فريقك خلال الأسبوع أو الأسبوعين القادمين.
