حيل لإدارة الأمور المالية في الأنشطة التجارية الصغيرة
يعرف العديد من أصحاب المشروعات الصغيرة، أن امتلاك فكرة جيدة لمشروع هي مجرد خطوة صغيرة عندما يتعلق الأمر بتشغيل شركة ناجحة.
ففي الوقت الذي يعد فيه التركيز على التسويق لشركتك وزيادة مبيعاتك أمراً هاماً، فإنه من المهم أيضاً عدم تغافل تخصيص وقت لإدارة الجانب المالي من نشاطك التجاري.
تروي ميليسا طومسون، رائدة الأعمال والحاصلة على ماجستير إدارة الأعمال، أنه عندما أطلقت شركتها لأول مرة ، كان من الصعب بالنسبة لها أن تتبع التسويق لشركتها وزيادة مبيعاتها لجانب تخصيص وقت لإدارة الجانب المادي، وهذا ما تسبب لها في مشاكل كبيرة عندما حان وقت تسليم إقرارها الضريبي، بعدهما عجزت عن تنظيم أمورها المادية.
واقترحت «ميليسا» 5 حيل مالية لتبسيط إدارو الأمور المالية في المشروعات الصغيرة.
1 - ضبط التذكير والتنبيهات على هاتفك أو الكمبيوتر
في حين قد يبدو الأمر سهلاً، إلا أن إعداد التذكير والتنبيهات على هاتفك أو الكمبيوتر يمكن أن يساعدك كثيرًا عند إدارة أموالك. ولكي أساعد نفسي في شركتي الخاصة، قمت بإنشاء تقويم إدارة مالي منفصل حيث يمكنني تعيين التذكير والتنبيهات الخاصة للتأكد من أن إدارتي المالية تعمل بسلاسة.
حيث تساعد التذكير في الحفاظ على النشاط التجاري منظمًا حيث تحافظ على المهام المالية لنشاطي التجاري من التخبط أثناء الاندفاع اليومي في العمل.
2 - تحديد الأهداف والالتزام بها
ربما تكون إحدى الإضافات الأكثر فعالية التي جلبتها إلى مكتبي هي اللوحة البيضاء. فأنا التقى مع فريقي أسبوعيا وشهريًا وسنويًا لوضع أهداف لنمو الشركة وتطويرها، وعندما نتفق على أهداف ملموسة، أكتبها على اللوحة وأعلقها في المكتب.
وهذا لا يساعدني وحدي فحسب، بل يساعد بقية فريقي على الاستمرار في التركيز على الهدف الكبير، والذى يتضمن بالطبع موارد الشركة المالية. وأتأكد من متابعة التوقعات والأهداف المالية التي أرغب في تحقيقها في المستقبل والتي تم كتابتها على اللوحة البيضاء، مما يساعدني في التركيز على الأمور المالية وتحسين أعمالي.
3 - استخدام برامج المحاسبة
واحد من أكبر الأخطاء في عملي في وقت مبكر كرائدة لمشروع هو أنني لم أكن بارعة كما ينبغي أن أكون في الحفاظ على كتبي. فعندما يحين الوقت الضريبي، ستتمنى لو أنك تخليت عن هذا القلم وتلك الورقة من أجل شيء أكثر شمولية.
وعلى الرغم من أن الحسابات قد تكون باهظة التكلفة بالنسبة لمعظم الأنشطة التجارية الصغيرة، إلا أنني وجدت أن برمجيات المحاسبة رخيصة وتساعد في سير العمل في للأعمال التجارية الصغيرة. ومن خلال تتبع مصروفاتي بطريقة أكثر احترافًية، أصبح تقديم الضرائب أكثر سهولة من أي وقت مضى.
4 - مراقبة نفقاتك
من أحد أهم الجوانب في تمويل الأعمال التجارية الصغيرة هو التأكد من أنك تتبع نفقاتك. وبطريقة مناسبة لتتبع ممتلكاتك، يصبح من السهل عليك البدء في تغطية تكاليف العمل الخاصة. ولهذا السبب أتأكد من التركيز على الاحتفاظ بالإيصالات ومحاسبة جميع التدفقات الداخلة والخارجة من حساب الشركة في شركتي.
وبالإضافة إلى برامج المحاسبة، فإن هناك مجموعة كبيرة من تطبيقات المسح والتتبع المخصصة لتتبع هذه الأنواع من النفقات والتى تجعل من السهل عليّ وعلى الموظفين تتبع كل أموال الشركة.
لرواد الأعمال احذروا.. خططكم الاستراتيجية ربما ليست استراتيجية أو خطة بالأساس!
5 - دفع الأجور عن طريق بلوك شين (قاعدة بيانات لامركزية تتم إدارتها بواسطة أجهزة كمبيوتر)
يعرف العديد من أصحاب المشاريع الصغيرة أن دفع أجور الموظفين في الوقت المناسب أكثر تعقيدًا مما ينبغي، مما يجعل الأمر محبطًا لأصحاب الأعمال الذين يمارسون مهنة مثلي لإدارة الأعمال وماليتها. لذلك، كان بلوكشين يمثل ثورة بالنسبة لي لتنظيم الدفعات الخاصة بي والتأكد من أنني أستطيع دفع أجور موظفي في الوقت المحدد.
والمعاملات السرية أسرع بكثير من التحويلات المصرفية العادية، وتسمح لي منصات التشفير بإتمام هذا الجانب من نشاطي التجاري، وليس التأكد من عدم نسيان دفع الأجور لموظّفيّ فحسب، بل أتاح لي أيضًا قضاء المزيد من الوقت لتطوير الشركة وعدم القلق حول المشاكل المالية.
على الرغم من أن بعض هذه النصائح قد تبدو صغيرة وغير مترابطة بشكل منطقي، إلا أنه يمكنني أن أخبرك من التجربة الشخصية أن كل هذه الأمور مفيدة للغاية عندما يتعلق الأمر بتتبع الحد الأدنى لشركتي.
وبمجرد البدء في تنفيذ هذه الاستراتيجيات، ستجد أن الوقت الذي تقضيه في مراجعة الشؤون المالية ينخفض بشكل كبير وستكون عملية دفع الضرائب أكثر سهولة من أي وقت مضى. كما أن اختصار الوقت الآن لوضع هذه الأنظمة سوف يقلل من مراجعتك الائتمانية الشهرية إلى دقائق من خلال تبسيط العملية والحفاظ على تنظيمك.
