مع التطور الطبيعي للحياة في عالم الأعمال أصبح استخدام الرسائل الإلكترونية في معظم الأمور العملية والشخصية أمر أساسي فتسليم السيرة الذاتية أصبح عبر البريد الالكتروني ومخاطبة الشركات وعقد الصفقات الخارجية أيضاً يتم بالرسائل الإلكترونية حتى طلب المشورة والنصائح من أحد الخبراء أصبح يتم عند بعد بفضل الرسائل الإلكترونية .

لأنك من تصنع حياتك.. هكذا تحولها للأفضل

ولكن وعلى الرغم من التوفير الكبير للوقت في استخدام البريد الإلكتروني إلا أن تأثير استخدام التكنولوجيا المتمثلة في  البريد الإلكتروني ليس بنفس تأثير الاحتكاك المباشر بين الأفراد والمؤسسات أو هكذا يعتقد الكثير من الأشخاص .

للوهلة الأولى قد يبدو الأمر صحيحاً فدائماً الاحتكاك المباشر في العمل أو لإنجاز التعاملات الشخصية أفضل لأنه يتيح رؤية مشاعر وطريقة تفاعل من يقف أمامك ولكن الأمور في العالم الحديث لا تعتمد أهمية التواصل والاحتكاك المباشر في عالم الأعمال بل بمعرفة كيف تستخدم البريد الإلكتروني بشكل صحيح حتى تقوم بإتمام تعاملاتك الشخصية أو الارتباطات العملية لشركتك وتجنب كل النقاط السلبية للتعامل الإلكتروني المتمثلة في التجاهل أو طول الانتظار في تلقي الرد على رسائلك .

والحقيقة أن سهولة استخدام التكنولوجيا لا يعني على الإطلاق سهولة الحصول على النتائج المرجوة منها وهو الأمر الذي يجعل العديد من الأشخاص سواء الباحثين عن وظائف أو أصحاب الشركات أو المسؤولين عن إتمام المعاملات التجارية يفضلون استخدام الطرق التقليدية في التواصل .

لذلك في التقرير التالي سوف يتم تسليط الضوء على أبرز الوسائل التي تستطيع من خلالها إجبار الطرف المُستقبل لبريدك الإلكتروني بطريقة غير مباشرة الرد بسرعة لتتجنب أهمال فتح الرسالة أو الانتظار طويلاً للرد عليها .

1- الموضوع "Subject" 

وهي تلك الخانة المتواجدة قبل كتابة محتوى رسالتك الإلكترونية وتعد خانة الـموضوع أو  "Subject"  هي الأهم على الإطلاق لأنها أول ما شيء تقع عليه عين من يستقبل الرسالة لذلك احرص دوماً على أن تكون عدد الأحرف أقل من 30 حرفاً للعبارة التي سوف تقوم بكتابتها في تلك الخانة .

كما يجب أن مراعاة عدم استخدام أي عبارات ترحيبية سواء "مرحباً" بالعربية أو "Hi" بالانكليزية وذلك لأن عادةً ما تكون الرسائل الغير مرغوب فيها أو التي تحتوي على الفيروسات تحمل عبارات ترحيبية في خانة الموضوع أو الـ "Subject"  . 

إنفوجراف| كيف تغيرت الرياضة السعودية خلال ٧٥ يوم الاخيرة

ولذلك ننصحك دائماً باستخدام عبارة من العبارات التالية بحسب طبيعة رسالتك الإلكترونية والشخص المرسلة إليه مثل :- 

- ذكر صديق مشترك أو شخص يعرفه المُستقبل لرسالتك  وتكون العبارة مثل  " اقترح (اسم الشخص)  أن أتواصل معك"  

- وإذا كان المُستقبل لرسالتك يعمل في نفس مجال عملك أو قريب منه ننصحك بأن تكتب له "مرحباً من (اسم المهنة) زميل لك "  وبالطبع اسم المهنة هنا قد يكون مُعلم أو تاجر أو مهندس ..إلخ

- وبالنسبة لأصحاب الشركات يجب أن تضع اسم شركتك في العبارة التي يتم كتابتها في خانة الموضوع أو الـ "Subject"  لتكون "مرحباً من (اسم شركتك) "

- أما إذا كنت تود طلب النصيحة من شخص بارز في مجال ما أو تريد مناقشته في أمر ما يجب أن تكون عبارتك في خانة الموضوع مثل هذه العبار " أحببت عملك في (اسم المجال)" 

- وللأشخاص المتقدمين على الوظائف لا يوجد أفضل من الوضوح والمباشرة في اختيار العبارات وذلك بذكر اسم الوظيفة مباشرةً في خانة الموضوع أو  الـ "Subject" 

شاهد| كيف واجهت جدة كوارث السيول علي مدار السنوات الماضية؟

2- التحية

بالطبع سوف فحوى رسالتك بالتحية الموجهة للشخص المُستقبل للرسالة لذلك يجب أن تكون متأكد 100% من طريقة تهجئة الاسم والبعد نهائياً عن استخدام الألقاب خصوصاً في الرسائل الرسمية التي يتم تبادلها بين الشركات والكيانات الاقتصادية .

وإذا كان الغرض من إرسال الرسالة هو التقدم على وظيفة أو مخاطبة شخص أعلى في الترتيب الوظيفي فاستخدام كلمة "عزيزي" أو "Dear"  ثم اسم المُرسل إليه الرسالة هي الأنسب دائماً أما استخدام عبارة "مرحباً" أو "Hi" في التحية يمكنك استخدامها في الرسائل التي يتم إرسالها إلى الأصدقاء أو إلى شركات أقل شأناً على المستوى الاقتصادي .

أما العبارات الترحيبية مثل "Dear Sir or Madam" أو "To Whom It May Concern" فالأفضل هو التوقف عن استخدامها .

3- المقدمة

وهي من أهم الخطوات لإنجاح رسالتك الإلكترونية ويجب أن تكون المقدمة واضحة ومختصر وتشمل بقدر الإمكان عن كل الأهداف والعناصر أو المعاني الرئيسية لرسالتك فعلى سبيل المثال لا تتطرق في المقدمة إلى معلومات شخصية أو فرعية لن تهم المُستقل لرسالتك لأنها سوف تشعره بالملل وبالتالي سوف يقلل من أهمية رسالتك بشكل عام .

ولعل أبرز ما يمكنك كتابته في المقدمة العبارات التي تحتوي على اسمك والهدف الرئيسي الذي جعلك ترسل الرسالة فقط .

4-  فقرة التواصل

وهي الفقرة ما بعد المقدمة والتي يجب أن تذكر فيها تفاصيل وأسباب التواصل مع الشخص المُستقبل للرسالة ومن الأفضل دائماً أن تذكر فيها اسم شخص ذو قيمة أو أهمية لدى الشخص المُستقبل للرسالة .

فعلى سبيل المثال إذا كانت رسالتك تهدف إلى عقد شراكة عملية مع الطرف الاَخر اكتب في فقرة التواصل عبارة مثل "أن (اسم الشخص)  قدم لي نصيحة في التعامل معك وبعد التعرف خبراتك في المجال أصبح لدي قناعة بأنك سوف تصبح شريك مميز لأعمالي في مجال (اذكر اسم مجال عملك واسم شركتك) " .

أما إذا كانت رسالتك تهدف إلى الحصول على المشورة أو النصائح في مجال ما فيجب أن تحتوي فقرة التواصل خاصتك على عبارة مثل " أنا متابع لأعمالك عن كثب في (اذكر اسم المجال) وأود الحصول على نصائحك في الأمور التالية ...."

وفي حالة التقديم على وظيفة في شركة معينة ننصحك بكتابة عبارة مثل " لقد أعجبت كثيراً بالعمل الذي تقومون به في الشركة وأتمنى أن أصبح جزءاً من النجاح الذي تقدموه في مجال (اذكر اسم المجال) "

5- فقرة الطلب

وهي الفقرة التي توضح فيها صراحةً ما الذي تهدف إليه من رسالتك وتذكر دائماً أنه كلما أظهرت إمكانياتك وخبراتك كلما كان احتمالية الوصول إلى الهدف والحصول على الفرصة أكبر .

فإذا كنت صاحب شركة يجب أن تبرز نجاحات شركتك ووضعها الاقتصادي في بلدك وما تقوم به من أعمل وفي النهاية وضح بأنك مستعد للتحدث بشكل أكثر استفاضة إذا كانت رسالتك قد حازت على الاهتمام من الطرف المُستقبل لها .

أما إذا كنت ترغب في التقدم على وظيفة ننصحك بالتحدث عن خبراتك وما تقوم به من أعمال وما الذي تبرع فيه بشكل كبير ولا تنسى أن تسأل عن إمكانية تحديد موعد لإجراء مقابلة للمزيد من التوضيح في حالة ما إذا حازت رسالتك على اهتمام الطرف الاَخر .

6- الفقرة الختامية

بالطبع سوف تنتهي تلك الفقرة بتوجيه الشكر وكتابة اسمك كتوقيع وبإمكانك استخدام أحد تلك العبارات التالية :- 

- شكراً مقدماً أو "Thanks in advance"

- شكراً أو "Thanks"

- شكراً لكم أو "Thank you"

- شكراً لكم على الوقت الذي منحتموني إياه أو "Thank you so much for your time"